Was Unternehmen konkret vorbereiten können
- Quellen benennen: Welche SharePoint-Sites, Bibliotheken, Ordner oder Dateien gehören zum geprüften Anwendungsfall?
- Eigentümer festlegen: Wer entscheidet, welche Inhalte aktuell, vollständig und für die Zielgruppe bestimmt sind?
- Freigaben prüfen: Gibt es Gruppen, Gastzugriffe, alte Projektbereiche oder breit geteilte Dateien, die nicht mehr benötigt werden?
- Wissen ordnen: Trenne verbindliche Vorlagen und Richtlinien von Entwürfen, Archiven und persönlichen Arbeitsnotizen.
- Mit einem Testkonto prüfen: Stelle dieselbe Frage mit einem normalen Nutzerkonto und vergleiche, welche Quellen tatsächlich erreichbar sind.
- Änderungen dokumentieren: Halte fest, welche Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln oder Sensibilitätskennzeichnungen vor dem Pilot angepasst wurden.
Prompts für die Arbeit mit geprüften Quellen
Dokumente aus einem Arbeitsbereich zusammenfassen
> Fasse die bereitgestellten Dokumente für [Zielgruppe] zusammen. Trenne bestätigte Aussagen, offene Fragen und veraltete Inhalte. Nenne für jeden Punkt das Dokument oder den Abschnitt. Wenn ein Beleg fehlt, schreibe „nicht belegt“.
Wissensbestand aufräumen
> Erstelle aus den bereitgestellten Dateien eine Prüfliste mit Titel, Eigentümer, letztem Änderungsdatum, Zweck, Zielgruppe und möglicher Aufbewahrungsentscheidung. Erfinde keine fehlenden Werte und markiere jede offene Angabe.
Berechtigungen als Arbeitsauftrag vorbereiten
> Formuliere aus den bereitgestellten Hinweisen einen Arbeitsauftrag für die Berechtigungsprüfung. Trenne Leserechte, Bearbeitungsrechte, Gastzugriff und sensible Inhalte. Ändere keine Berechtigungen und führe keine Aktion aus.
Eine verbindliche Quelle abgrenzen
> Beantworte die Frage ausschließlich anhand der ausdrücklich genannten Quelle. Wenn andere zugängliche Inhalte widersprechen, nenne den Widerspruch separat. Gib keine Vermutung als Unternehmensregel aus.
Automatisierung mit Sicherheitsgrenze
Ein sinnvoller erster Ablauf ist ein Berichtsentwurf: neue oder geänderte Dateien sammeln, fehlende Eigentümer markieren, mögliche Dubletten gruppieren und die Ergebnisse einer verantwortlichen Person vorlegen. Der Ablauf darf nicht automatisch Dateien löschen, Berechtigungen entziehen oder Inhalte veröffentlichen. Diese Aktionen benötigen einen bewusst gestalteten Freigabeschritt, einen nachvollziehbaren Änderungsgrund und einen Rückweg.
Für OneDrive gilt zusätzlich: Persönliche Arbeitsbereiche sind nicht automatisch die richtige Quelle für verbindliches Teamwissen. Vor einer Automation sollte deshalb entschieden werden, ob ein Inhalt in einem persönlichen Bereich, einer Team-Site oder einer dokumentierten Bibliothek liegen soll.
Prüffragen vor dem Pilot
- Ist die konkrete Copilot-Erfahrung und Lizenz im Mandanten bekannt?
- Sind die verwendeten SharePoint- und OneDrive-Quellen klar benannt?
- Haben die Inhalte einen Eigentümer und einen fachlichen Zweck?
- Sind Gastzugriffe, Gruppen und alte Projektbereiche überprüft?
- Ist bekannt, welche sensiblen oder personenbezogenen Daten enthalten sind?
- Kann ein Nutzer die Antwort anhand der Quelle nachvollziehen?
- Gibt es für automatische Aktionen eine menschliche Freigabe und eine Rücknahme?
Was offen bleibt
Die allgemeine Aussage „Copilot sieht nur, was der Nutzer sehen darf“ ersetzt keinen Mandanten- und Berechtigungscheck. Ob eine konkrete Funktion, Quelle oder Administrationsoption zur Verfügung steht, hängt unter anderem von Lizenz, Rollout, Konfiguration und den aktuellen Microsoft-Vorgaben ab.