Outlook: E-Mails strukturieren und Antwortentwürfe vorbereiten
Die folgenden Beispiele sind für Entwürfe gedacht. Vor dem Versand müssen Empfänger, Ton, Fristen und Tatsachen geprüft werden.
Die Antwort ist ein Arbeitsentwurf. Eine Priorisierung durch Copilot ersetzt keine eigene Entscheidung, insbesondere nicht bei Beschwerden, Verträgen, Personalthemen oder sicherheitsrelevanten Nachrichten.
- „Fasse diese E-Mail in höchstens fünf Stichpunkten zusammen. Trenne Fakten, Wünsche und offene Fragen. Ergänze nichts, was nicht im Text steht.“
- „Erstelle einen sachlichen Antwortentwurf an den Absender. Beziehe nur die Informationen aus dieser E-Mail und den von mir bereitgestellten Notizen ein. Markiere fehlende Angaben in eckigen Klammern.“
- „Ordne meine ungelesenen Nachrichten nach: dringend zu beantworten, Entscheidung erforderlich, nur zur Information. Nenne pro Gruppe die Betreffzeile und begründe die Zuordnung mit einem kurzen Textbeleg.“
- „Erstelle aus dieser E-Mail eine Aufgabenliste mit Aufgabe, vorgeschlagenem Verantwortlichen und Frist. Wenn eine Frist oder Zuständigkeit nicht genannt wird, schreibe ‚offen‘.“
Teams: Besprechungen nachbereiten
Bei Besprechungen müssen Aufzeichnung, Transkript, Einwilligung und Zugriff der Teilnehmenden zur eigenen Organisation passen. Die Prompts setzen voraus, dass die verwendete Copilot-Funktion auf die entsprechende Besprechung oder Notiz zugreifen darf.
Ein gutes Ergebnis sollte auf die zugrunde liegende Besprechung zurückgeführt werden können. Bei wichtigen Entscheidungen sollten Mitarbeitende das Originaltranskript oder die Notizen prüfen.
- „Erstelle aus dem bereitgestellten Besprechungstext eine Zusammenfassung mit den Überschriften Entscheidungen, offene Punkte, Risiken und nächste Schritte.“
- „Liste alle Aufgaben aus dieser Besprechung auf. Gib nur Aufgaben aus, die im Text ausdrücklich vereinbart wurden. Fehlt eine zuständige Person oder Frist, kennzeichne das als offen.“
- „Vergleiche die Aussagen aus der Besprechung mit dem bereitgestellten Projektstatus. Zeige Widersprüche und unbelegte Annahmen getrennt von bestätigten Übereinstimmungen.“
- „Formuliere eine kurze interne Nachfassnachricht. Verwende nur die bestätigten Entscheidungen und frage bei offenen Punkten gezielt nach, statt eine Entscheidung zu unterstellen.“
Excel: Daten erklären, nicht blind entscheiden
Copilot kann bei Tabellen helfen, aber die Bedeutung von Spalten, Einheiten, Filtern und fehlenden Werten bleibt eine fachliche Aufgabe. Nutze möglichst eine Kopie oder eine klar abgegrenzte Tabelle.
Bei Finanz-, Personal- oder Leistungsdaten sollte ein Mensch die Datenbasis, Formeln, Filter und Ausnahmen kontrollieren. Eine von Copilot vorgeschlagene Formel ist kein Beleg dafür, dass sie fachlich richtig ist.
- „Beschreibe die Spalten dieser Tabelle und nenne fehlende, uneinheitliche oder auffällig formatierte Werte. Verändere die Daten nicht.“
- „Erstelle eine Übersicht der monatlichen Werte nach Region. Zeige die verwendeten Spalten, den Zeitraum und jede Annahme, bevor du ein Ergebnis formulierst.“
- „Markiere mögliche Ausreißer nach einer nachvollziehbaren Regel. Gib keine Ursache an, wenn sie nicht aus den Daten hervorgeht.“
- „Erstelle drei Prüffragen für diese Tabelle, die ein Fachverantwortlicher vor einer Veröffentlichung beantworten sollte.“
Prompt-Check vor dem Absenden
Vor dem Absenden kann ein kurzer Selbstcheck helfen:
Weitere Zugriffs- und Lizenzfragen stehen in Copilot kostenlos oder kostenpflichtig einordnen. Für wiederkehrende Aufgaben mit Datenquellen oder Aktionen ist Copilot Studio und Agent Builder kontrolliert einsetzen der passendere Einstieg.
- Habe ich die Quelle und den erlaubten Datenumfang genannt?
- Ist das gewünschte Format eindeutig?
- Habe ich festgelegt, wie fehlende Informationen behandelt werden?
- Wird eine Entscheidung vorbereitet, die ein Mensch freigeben muss?
- Enthält der Prompt personenbezogene oder vertrauliche Daten, die dort nicht verarbeitet werden dürfen?